Chauffeursapp voor urenregistratie uitgebreid

Chauffeursapp voor urenregistratie maakt het voor chauffeurs eenvoudiger om diensten, aanvullende gegevens en foto’s vast te leggen. De chauffeursapp van CAO Platform is hiervoor verder uitgebreid. Na het opslaan staat de informatie direct in de kalender, zodat de werkgever of planner snel kan controleren wat er die dag is gebeurd.

Meerdere diensten met de chauffeursapp voor urenregistratie

Een chauffeur kan per dag meerdere diensten invoeren. Iedere dienst krijgt een eigen begin- en eindtijd en kan waar nodig worden aangevuld met een pauze, urencode of korte toelichting.

Sluiten twee diensten op elkaar aan? Dan verwerkt CAO Platform deze tijden samen waar dat nodig is voor de berekening van vergoedingen. Zo worden bedragen die maar één keer per dag mogen meetellen niet dubbel berekend.

De werkgever ziet alle ingevoerde diensten direct terug in de kalender. Meer uitleg hierover staat in het nieuwsbericht over meerdere diensten per dag.

Alleen de extra velden die nodig zijn

Werkgevers kunnen maximaal zeven aanvullende tekstvelden voor de chauffeursapp instellen. Zij bepalen zelf welke naam ieder veld krijgt, bijvoorbeeld:

• kenteken van de vrachtwagen;
• kenteken van de trailer of aanhanger;
• bonnummer;
• laad- of loslocatie;
• een korte bijzonderheid.

Alleen velden waaraan de werkgever een naam heeft gegeven, verschijnen in de app. De chauffeur krijgt daardoor geen lange lijst met vragen die voor het bedrijf niet relevant zijn.

De ingevulde gegevens worden direct opgeslagen. De werkgever kan ze vervolgens terugvinden bij de meldingen en in de urenverantwoording onder Aanvullende app-registratie.

Foto’s toevoegen bij schade of een ongeval

Wanneer de werkgever de fotofunctie heeft aangezet, kan een chauffeur via de app een melding met maximaal drie foto’s versturen. Dat kan bijvoorbeeld bij schade, een ongeval of een andere situatie die tijdens het werk moet worden vastgelegd.

De chauffeur voegt een korte toelichting toe en maakt de foto’s met de camera of kiest ze uit de galerij. De melding en de foto’s worden centraal bewaard en blijven daardoor gemakkelijk terug te vinden.

Foto’s die rechtstreeks met de app-camera worden gemaakt, kunnen de beschikbare GPS-informatie bevatten. Deze foto’s kunnen bij de aanvullende app-registratie van de urenverantwoording worden opgenomen. Foto’s uit de galerij bevatten niet altijd locatiegegevens en worden volgens de huidige werkwijze niet op deze bijlage afgedrukt.

De planner ontvangt direct een melding

Zodra een chauffeur een extra veld invult of foto’s verstuurt, verschijnt hiervan een melding voor de werkgever, planner of andere bevoegde gebruiker.

Die hoeft daardoor niet te wachten tot het einde van een loonperiode. Een schademelding of bijzonderheid kan direct worden gelezen, waarna het bedrijf zo nodig meteen actie kan ondernemen.

Chauffeursapp voor urenregistratie activeren

De werkgever bepaalt per chauffeur of de app beschikbaar is. Niet iedere chauffeur binnen het bedrijf hoeft de app dus te gebruiken.

Na activering geeft de werkgever de chauffeur de benodigde inloggegevens:

• het werkgeversnummer;
• het nummer of de inlognaam van de chauffeur;
• een persoonlijke pincode.

De werkgever beheert deze pincode via het onderdeel Chauffeurs binnen CAO Platform. De chauffeur kan de pincode niet zelf in de app aanpassen.

Na het inloggen ziet de chauffeur alleen de onderdelen die de werkgever heeft aangezet, zoals Uitleg, Dag invoeren, Foto en Uitloggen.

Alles direct in dezelfde urenregistratie

De chauffeursapp staat niet los van de administratie. Diensten worden na het opslaan direct in de kalender van CAO Platform geplaatst. Aanvullende tekstvelden, meldingen en relevante foto’s blijven gekoppeld aan de registratie van de chauffeur.

Hierdoor hoeft de planner gegevens niet opnieuw over te nemen uit losse berichten, papieren briefjes of aparte bestanden. De werkgever houdt wel de eindcontrole en bepaalt welke uren en vergoedingen definitief worden verwerkt.